Hybride werken: hoe vind je als bedrijf de juiste vorm?
Dat we tijdens de lockdown ineens massaal op afstand moesten gaan werken, was voor de meeste mensen en bedrijven een enorme omslag. Maar het was ook een periode waar we veel van leerden. En die ons hielp de juiste vorm te vinden voor hybride werken. Een vorm die we jammer genoeg nu even niet in praktijk kunnen brengen, nu we weer zoveel mogelijk vanuit huis werken, maar die “staat” voor straks. Graag deel ik onze ervaringen en ons proces. We kwamen erachter dat werken vanuit huis eigenlijk best efficiënt kan zijn en technisch goed georganiseerd kan worden. We weten nu echter ook: elkaar fysiek ontmoeten blijft super belangrijk. Hoe bepaal je nou de juiste mix? Hoe profiteer je van de voordelen van thuiswerken én de voordelen van werken op kantoor? Bij Heembouw kwamen we samen met collega’s tot een nieuw beleid dat wij noemen: Het nieuwe samenwerken. Hoe dat proces verliep deel ik graag in dit blog, omdat ik denk dat onze aanpak ook voor veel andere bedrijven goed werkt.
Eerder schreef ik samen met mijn collega’s Alijd van Doorn en Durk van Loon over het kantoor van de toekomst. De aanleiding daarvoor was dat veel bedrijven aankondigen af te schalen in vierkante meters kantooroppervlak, omdat medewerkers ook na de pandemie veel vanuit huis blijven werken.
Ons advies:
Ga niet zomaar mee in de hype van minder kantooroppervlak. Gebruik dit unieke moment als kans om stil te staan bij de functie van jullie kantoor voor jullie bedrijf. Bij de betékenis van jullie kantoor. Zodat je van daaruit echt een plek kunt maken waar mensen willen zijn.
Stappenplan voor nieuw beleid
Het stappenplan dat we hier gebruikelijk met onze externe opdrachtgevers voor doorlopen, volgden we bij Heembouw nu ook zelf. Ook wij zijn immers anders gaan werken.
- Stap 1: Het begint met een heldere visie
- Stap 2: Waar sta je voor, wat is je bedrijfscultuur?
- Stap 3: Ga in gesprek met de medewerkers
- Stap 4: Testen in de praktijk
- Stap 5: Ga voor hernieuwde verbondenheid
Visie formuleren en onderzoek doen
Ons traject begon vlak voor de zomer van 2020. Na die eerste crisistijd voelden we: we moeten hier iets mee en we kúnnen er ook echt iets mee. We hebben bij Heembouw een heldere visie en een zeer sterke bedrijfscultuur. Dat was voor ons het uitgangspunt.
We zijn eerst gaan kijken naar wat experts zeggen over werken op kantoor en werken vanuit huis. Wat is belangrijk als we gaan naar een nieuw model, waar moeten we dan op letten en wat moeten we mee in overweging nemen? We gingen ook met onze collega’s in gesprek. Waar waren ze tegenaan gelopen, wat hadden zíj geleerd over werken op kantoor en het werken op afstand en wat vinden zij belangrijk?
We kwamen tot verschillende dimensies die voor ons belangrijk zijn in een nieuwe vorm van werken: van effectiviteit, tot cultuur, tot duurzaamheid. Die dimensies namen we mee in het vervolg, zodat we echt oog bleven houden voor alle invalshoeken.
.JPG.webp)
Thuis én op kantoor, maar wat wanneer?
Gaandeweg trokken we onze eerste conclusies. Allereerst: teruggaan naar het ‘oude model’ was geen optie. Het werken op afstand was efficiënt gebleken, we hadden aanzienlijk minder reistijd en in veel gevallen had de coronaperiode een aantal positieve effecten op de werk-privé balans van onze mensen.
Helemaal vasthouden aan het ‘thuiswerk-model’ was echter ook geen optie. We weten dat verbinding en fysieke interactie tussen collega's cruciaal zijn voor het behoud en het verder versterken van onze krachtige cultuur.
We wisten dus; we willen een hybride vorm. Maar dan is nog steeds de vraag: hoe richt je dat in? We wilden geen platte discussie over: hoeveel dagen thuis, hoeveel dagen op kantoor? Voor ons was (en is) het een vraagstuk dat gaat over het collectief. De belangrijkste vragen die we hadden waren:
- Hoe zorgen we ervoor dat collega's elkaar blijven ontmoeten, creativiteit stimuleren en teams live kunnen blijven samenwerken, ook al is niet iedereen elke dag op kantoor?
- Hoe maken we optimaal gebruik van de effectiviteit en de werk/privébalans die dit oplevert?
Testen in de praktijk
Op zoek naar het beste model besloten we het gewoon te gaan testen. In juni 2021 startten we daarmee, te beginnen met: iedereen één dag per week naar kantoor, daarna twee dagen per week, et cetera. Na iedere fase stuurden we een hele korte vragenlijst naar onze collega’s: hoe ervaar je de effectiviteit, je creativiteit, de verbondenheid met je collega’s en de verbondenheid met Heembouw?
In totaal hielden we vier enquêtes, een nulmeting en 3 fase-metingen en allemaal werden ze door veel collega’s ingevuld. In de laatste vragenlijst stelden we bovendien een aantal open vragen: wat is nu je eigen beeld en behoefte, wat denk je dat goed is voor Heembouw en wat past persoonlijk het beste bij jou?
Gebaseerd op vertrouwen
Zo kwamen we tot een eerste schets van ons nieuwe samenwerken, dat we wederom toetsten bij onze collega’s. Een paar kleine aanpassingen later stond Het nieuwe samenwerken volgens Heembouw concreet op papier. De kern: we houden het zo simpel mogelijk, het is gebaseerd op vertrouwen en het collectieve belang gaat voor het individuele belang.
Hernieuwde verbondenheid
Onze volgende stap: gaan werken volgens deze uitgangspunten, waarbij we echt hopen dat corona(maatregelen) niet te vaak roet in het eten gooien als het gaat over de fysieke samenwerking en samenkomst. Voor de zomer van 2022 doen we dan een grote evaluatie, om op basis daarvan ons beleid aan te passen en aan te scherpen waar dat nodig is. Zo hebben we ruim een half jaar om te testen hoe dit voor ons werkt. Ondertussen blijven we onze collega’s natuurlijk ook bevragen voor tussentijdse tips. Het is immers iets dat we echt met elkaar doen en ervaren.
Kennis en ervaringen delen
Ik ben ook benieuwd naar de ervaringen van andere bedrijven. Hoe hebben jullie het aangepakt? Werken jullie nu ook anders samen en welke afspraken hebben jullie daarover gemaakt met elkaar? Hoe is jullie visie op het kantoor van de toekomst? Laat het me weten, dan leren we ook weer van elkaar.
