Geen faalkosten, geen meer- en minderwerk: gelukt dankzij een menukaart
Al langere tijd liepen wij met het idee rond, maar 3 jaar geleden kwam het ineens rap van de grond. Mede dankzij onze opdrachtgever van het WTC Schiphol die open stond voor een compleet nieuwe aanpak. De gedachte: als we kantoorrenovatie werkzaamheden voor een vaste prijs uitvoeren kunnen we veel sneller schakelen, zijn er geen onduidelijkheden meer en elimineren we faalkosten en meer- en minderwerk. Nu, 3 jaar later, weten we dat het werkt en passen we het op steeds meer projecten toe: de menukaart. Géén tot in detail beschreven begroting meer, maar een overzicht van keuzes en opties met vaste prijzen. Hier leest u over het hoe en wat.
De projecten die wij met onze afdeling binnen de klantgroep kantoren doen verschillen enorm in budget en wat er precies moet gebeuren, maar één ding hebben ze gemeen: het zijn kort-cyclische renovatie-, upgrade- en interieurprojecten van kantoren. De voorbereiding is vaak kort en logischerwijs staat er dan altijd veel druk op de ketel bij de prijsvorming. Om de verwachtingen af te stemmen maken wij dan een uitgebreide begroting, stemmen wij deze af met de klant, passen we de begroting aan of gaan er veel nota’s heen en weer. We bespreken deze nog eens, communiceren in de deze periode veel per mail, de telefoon en in diverse overleggen, om vervolgens het project uit te gaan voeren. Hoe groter de druk van de deadline, hoe complexer al dat rekenwerk wordt.
Dat moet anders kunnen, dachten wij. Waarom werken we eigenlijk nooit met vaste prijzen?
Onze kans: WTC Schiphol
Onze samenwerking met het WTC Schiphol bleek een prachtige kans om dat eens uit te proberen. Het WTC Schiphol bestaat uit 8 kantoortorens met elk 8/9 verdiepingen van ca. 1.100 m2 en de opdracht is om over meerdere jaren deze verdiepingen een complete upgrade te geven. Zoals het vervangen van de entreepuien, de plafonds en de verlichting, installatieaanpassingen, gevelaanpassingen, de lifthallen en toiletgroepen vernieuwen, schilderen en ga zo maar door.
Makkelijk is deze opdracht niet. De gebouwen zijn in gebruik als wij onze werkzaamheden uitvoeren. En het is er druk, de hele dag, want door de internationale omgeving wordt er ook ‘s avonds veel gewerkt. Bovendien hebben we het hier over een van de meest exclusieve vierkante meters van Nederland. De verwachtingen van de gebruikers en onze opdrachtgever zijn dus bijzonder hoog. De uitdaging zit hem dan ook met name in de logistiek, de communicatie en de overlastbeperking.
Net zoals bij het kopen van een auto
Toch wilden we het hier gaan proberen, zo’n menukaart met opties en met vaste prijzen. Of misschien wel juist daarom. Het WTC Schiphol wil immers net als onze andere opdrachtgevers snel inzicht. En in een snel veranderende wereld willen ze ook snel weten wat dit betekent en toch de juiste keuzes maken. Normaal kost het maken van een complexe kostenopgave veel tijd, hoe praktisch is het dan, om een overzicht te hebben van wat alles specifiek kost? En dus besloten wij - na een aantal proeven - om niet voor elke kantoorverdieping een nieuwe begroting op te stellen, maar om een menukaart te maken waarop alle smaken en uitvoeringen benoemd staan. Zoals bijvoorbeeld wat een plafond kost, of een brandwerende pui of een toiletgroep. En dan uiteraard met alles erop en eraan, maar ook voorzien van de opties in één makkelijk en duidelijk overzicht. Eigenlijk net zoals wanneer je een auto gaat kopen. Dan heb je ook opties met vaste prijzen, maar start dit ook altijd bij een basismodel.
Grote voordelen voor allebei
Groot voordeel van deze werkwijze voor de klant is dat hij altijd weet wat hij krijgt, zonder risico. Doordat er tijd overblijft kunnen wij samen met de klant meedenken over het bouwproces en daarbij samen het projectteam vormen, zodat hij geen extra projectteam of externe partijen meer nodig heeft. Het voordeel voor ons is dat wij maar één keer hoeven te rekenen en daarom onze aandacht nu volledig uit kan gaan naar de eindklant, de gebruiker. Wij hebben dus tijd om te doen waar wij goed in zijn en om ook in gesprek te gaan met de gebruiker.
Geen faalkosten en meer- en minderwerk
‘Is het financieel ook handig?’ hoor ik u denken. Natuurlijk is het werk de ene keer ingewikkelder dan de andere keer en is daarmee niet alles vergelijkbaar. Maar gemiddeld genomen en door open te communiceren kom je er uiteindelijk beiden goed uit, met name doordat je geen faalkosten en meer- en minderwerk meer hebt. Zoals gezegd: we weten allebei precies waar we aan toe zijn en dat werkt heerlijk.
We willen iets moois maken
Onmisbaar voor zo’n aanpak is wel dat je elkaar volledig vertrouwt. Want natuurlijk ligt aan die prijzen op onze menukaart een kostenopgave ten grondslag en kunnen we die in onderbouwingen altijd laten zien. Maar als een opdrachtgever daar om vraagt geeft dat eigenlijk al aan dat dit vertrouwen er misschien niet is.
We zijn bouwers. Dat vinden we het leukst. We zijn er niet op uit om onze opdrachtgevers te besodemieteren, maar om echt iets moois te maken. Dat is wat wij het liefste willen en ook doen. In een restaurant vraag je bij het kiezen van een gerecht toch ook niet wat het uurtarief is van de kok, hoe lang hij ermee bezig is om een gerecht te maken en wat de huurprijs is van de keuken? Je betaalt voor iets waarvan je vindt dat het dat waard is, dat je zelf kan kiezen en voor jou een toegevoegde waarde heeft, maar bij ons zit de saus er wel altijd standaard bij.
Meer duidelijkheid, meer werkplezier
Het werken met menukaarten voor onze kantoorrenovatie projecten willen we nu steeds vaker gaan doen. Het maakt het kiezen voor de klant zoveel makkelijker. Als hij op de menukaart ziet dat de basis dit kost, optie 1 dat en optie 2 dat, dan is het veel duidelijker en dat maakt het ook leuker. En de installatietechnische aansluitingen, het transport, de begeleiding, de kantoorkosten, de rookmelders, haakjes, noem maar op, alles zit erin. De klant hoeft daar zelf dus niet meer over na te denken.
Geen discussies meer over details
Met de menukaart-methodiek maken we inmiddels ook interieurpakketten, ook voor huurders op het WTC Schiphol. Projecten tot en met het tafellaken aan toe, prachtige projecten zijn dit geworden. Ook bij een project dat we doen samen met Unilever bleek de menukaart een welkome uitkomst om helderheid te scheppen in oplossingen voor het daar ontstane budgetprobleem.
Kant-en-klare producten aanbieden, daar gaat het bij de menukaart om. Op maatwerk-niveau voor de klant, dat zeker ook. Over de details hoef je het dan niet meer te hebben met elkaar, want dat kaart je aan het begin van een project helemaal met elkaar af. En dus kun je het hebben over het eindresultaat. Dat is, waar het werkelijk om gaat. Wij vinden dat leuker, fijner en het werkt honderd keer prettiger!
Meer weten over onze menukaarten en hoe we dat aanpakken? Neem contact met mij op, ik vertel er graag over.